Kunnanvaltuusto
Pöytäkirja 07.08.2023/Pykälä 31

Kunnanhallitus 22.06.2023 § 91 

Valmistelija hallintojohtaja

 Toimielinten kokousmenettelystä annetaan tarpeelliset määräykset hallintosäännössä.

 Voimassa olevan hallintosäännön 64 §:n nojalla toimielin voi pitää kokouksen sähköisesti (esimerkiksi Teamsin välityksellä). Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä. Kokouksen aikana toimielimen jäsenen tulee huolehtia siitä, etteivät luottamukselliset keskustelut tai salassa pidettävät tiedot ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.

 Kuntalain 99 §:n mukaan sähköinen kokous voidaan pitää käyttäen sellaista videoneuvottelua tai muuta soveltuvaa teknistä tiedonvälitystapaa, että:

 1) kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri voivat luotettavasti todentaa kokoukseen osallistuvat:

 2) kokouksen puheenjohtaja voi johtaa kokousta 102 §:ssä tarkoitetulla tavalla; ja

 3) kokoukseen osallistuva voi seurata kokouksen kulkua ja osallistua asioiden käsittelyyn.

 Edellä mainittu lainkohta ei enää edellytä yhdenvertaista näkö- ja ääniyhteyttä koko kokouksen aikana. Kuvayhteys tulee tarvittaessa pitää päällä kokoukseen osallistujia todennettaessa tai varmistettaessa kokoukseen osallistuminen soveliaasta paikasta ja siksi kameran käyttö kokouksen aikana on ajoittain tarpeen.

 Tarve tarkemmille ohjeistuksille

 Niin sanotut hybridikokoukset, joissa osa toimielimen jäsenistä tai puhe- ja läsnäolo-oikeutetuista on läsnäolevana ja osa etäyhteydellä, ovat yleistyneet. Kunnanhallitus on käynyt etäosallistumisista keskustelua ja todennut tarpeelliseksi laatia tarkempia ohjeistuksia tilanteisiin, joissa osallistutaan kokoukseen etäyhteyden välityksellä. Keskusteluissa on noussut esille näkemys, jonka mukaan muiden toimielinten kokouksiin paitsi kunnanvaltuuston kokouksiin etäyhteydellä osallistuminen olisi sallittua. On toivottu, että kokouksiin kuitenkin osallistuttaisiin ensisijaisesti läsnä olevana ja etäyhteyden välityksellä vain, jos läsnäolevana osallistuminen ei poikkeuksellisen tilanteen vuoksi ole mahdollista.

 Kunnanhallituksen käymissä keskusteluissa ohjeistuksen on toivottu olevan seuraavanlainen:

1)      Toimielimissä etäosallistuminen on mahdollista edellyttäen, että kamera pidetään kokouksessa koko kokouksen ajan avoinna, muun muassa siksi, että voidaan varmistua kokoukseen osallistumisen tapahtuvan soveliaasta paikasta.

2)      Ensisijaisesti kokouksiin on pyrittävä osallistumaan läsnä olevana, ja toissijaisesti etäyhteydellä, jos läsnä olevana osallistuminen ei ole mahdollista (tarvittaessa kutsuttava varajäsen kokoukseen).

3)      Kokouksen alussa on varmistettava läsnäolijoiden toteamisen yhteydessä, että etäyhteyksissä ääniyhteys toimii.

4)      Mikäli etäyhteyksissä on toistuvia ongelmia, ei etäosallistuminen ole kyseisen henkilön kohdalla mahdollista niin kauan kuin yhteysongelmia ilmenee (koska muutoin kuntalain 99.3 §:n mukainen edellytys ei täyty)

5)      Kunnanvaltuuston kokouksiin osallistuminen on mahdollista vain läsnä olevana.

6)      Ohjetta noudatetaan soveltuvin osin myös muiden luottamustoimiin liittyvien tehtävien hoidossa (esim. haastattelut)

Edellä mainitut asiat tulee kirjata kunnan hallintosääntöön.

Esittelijä Kunnanjohtaja Henri Ruotsalainen

Päätösehdotus Kunnanhallitus ehdottaa, että kunnanvaltuusto päättää

toimielinten etäosallistumiskäytännöistä seuraavaa:
1)   Toimielimissä etäosallistuminen on mahdollista edellyttäen, että kamera pidetään kokouksessa koko kokouksen ajan avoinna, muun muassa siksi, että voidaan varmistua kokoukseen osallistumisen tapahtuvan soveliaasta paikasta.
2)   Ensisijaisesti kokouksiin on pyrittävä osallistumaan läsnä olevana, ja toissijaisesti etäyhteydellä, jos läsnä olevana osallistuminen ei ole mahdollista (tarvittaessa kutsuttava varajäsen kokoukseen).
3)   Kokouksen alussa on varmistettava läsnäolijoiden toteamisen yhteydessä, että etäyhteyksissä ääniyhteys toimii.
4)   Mikäli etäyhteyksissä on toistuvia ongelmia, ei etäosallistuminen ole kyseisen henkilön kohdalla mahdollista niin kauan kuin yhteysongelmia ilmenee (koska muutoin kuntalain 99.3 §:n mukainen edellytys ei täyty)
5)   Kunnanvaltuuston kokouksiin osallistuminen on mahdollista vain läsnä olevana.
6)   Ohjetta noudatetaan soveltuvin osin myös muiden luottamustoimiin liittyvien tehtävien hoidossa (esim. haastattelut)

Muutokset tehdään kunnan hallintosääntöön.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.

Marja-Leena Stenström saapui kokoukseen asian käsittelyn aikana.

Kunnanvaltuusto 07.08.2023 § 31  

354/00.00.01/2022  

Päätösehdotus Kunnanhallitus ehdottaa, että kunnanvaltuusto päättää

toimielinten etäosallistumiskäytännöistä seuraavaa:
1)   Toimielimissä etäosallistuminen on mahdollista edellyttäen, että kamera pidetään kokouksessa koko kokouksen ajan avoinna, muun muassa siksi, että voidaan varmistua kokoukseen osallistumisen tapahtuvan soveliaasta paikasta.
2)   Ensisijaisesti kokouksiin on pyrittävä osallistumaan läsnä olevana, ja toissijaisesti etäyhteydellä, jos läsnä olevana osallistuminen ei ole mahdollista (tarvittaessa kutsuttava varajäsen kokoukseen).
3)   Kokouksen alussa on varmistettava läsnäolijoiden toteamisen yhteydessä, että etäyhteyksissä ääniyhteys toimii.
4)   Mikäli etäyhteyksissä on toistuvia ongelmia, ei etäosallistuminen ole kyseisen henkilön kohdalla mahdollista niin kauan kuin yhteysongelmia ilmenee (koska muutoin kuntalain 99.3 §:n mukainen edellytys ei täyty)
5)   Kunnanvaltuuston kokouksiin osallistuminen on mahdollista vain läsnä olevana.
6)   Ohjetta noudatetaan soveltuvin osin myös muiden luottamustoimiin liittyvien tehtävien hoidossa (esim. haastattelut)

Muutokset tehdään kunnan hallintosääntöön.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti asiassa keskustelutta.