Kunnanhallitus
Pöytäkirja 22.06.2023/Pykälä 92

Kunnanhallitus 22.06.2023 § 92  

216/02.07.01/2023  

Valmistelija hallintojohtaja

 Taustatiedot

 Kunnan Ict-asiantuntija on ilmoittanut jäävänsä eläkkeelle ja irtisanoutunut 2.5.2023 päivätyllä ilmoituksella kunnan palveluksesta 1.8.2023 lukien (viimeinen työpäivä 31.7.2023). Aikaisemmin kunnassa ohjaavana periaatteena on ollut, että tuotamme palvelun itse ja palkkalistallamme on ollut oma ict-asiantuntija.

 On tarpeen pohtia, onko ict-palvelujen toteuttaminen omana työnä jatkossa perusteltua. Ict-asiantuntijan eläköityminen myös ajoittuu ajankohtaan, jolloin kunnassa tapahtuu muitakin merkittäviä henkilövaihdoksia (hallintojohtaja, kunnanjohtaja). Jatkuvuuden turvaamisen ja palvelun toimivuuden kannalta on ensiarvoisen tärkeää pohtia myös muut vaihtoehdot ict-palveluiden järjestämiselle, eli käytännössä palvelun ulkoistamisvaihtoehto.

 Tärkeän ICT-palvelun oleminen yhden henkilön harteilla on riskialtista. Henkilön yllättävä poissaolo tai irtisanoutuminen on hankala paikata. Myös normaalit vuosilomat aiheuttavat aina järjestelyjä ja tilanteen, jossa meillä ei ole hetkellisesti ict-asiantuntijan osaamista saatavilla. ICT-palvelut sisältävät myös laidasta laitaan korkeaa osaamista vaativaa asiantuntijatyötä, jonka hallitseminen ja tiedon ylläpitäminen yhdellä henkilöllä on haastavaa.

 Neuvottelut Savon ICT-palvelut Oy:n kanssa

 Vaihtoehtojen kartoittamiseksi hallintopalvelut on pyytänyt omistajilleen in-house-palveluja tuottavalta Savon ICT-palvelut Oy:ltä tarjouksen ICT-palvelujen tuottamisesta. Palvelujen ostaminen vaatisi kunnalta päätöksen liittyä omistajaksi ja ostaa Savon ICT:n osakkeita.

 Saatu tarjous ICT-palvelujen tuottamisesta on noin 70 000 €/vuosi. Nykyinen itse tuotettu palvelu maksaa noin 50 000 €/vuosi. Ulkoistus on siis vuodessa noin 20 000 euroa nykyistä ratkaisua kalliimpi. Savon ICT-palvelut Oy pitää sisällään jatkuvan 24h puhelintukipäivystyksen, jolloin asioita pyritään ratkomaan etänä, ja yhden lähitukipäivän viikossa Rautavaaralla sekä tarvittaessa akuuttien ongelmatilanteiden hoitamisen välittömästi ja tarvittavalla henkilöstöresurssilla läsnä olevana.

 Savon ICT:n etuja on

• ei vuosiloman aikaisia katkoksia palvelussa
• päivystys myös yöaikaan ja viikonloppuisin
• useamman henkilön osaaminen ja asiantuntemus laidasta laitaan
• ei esim. sairausloman aiheuttamia yllättäviä poissaoloja
• palvelun jatkuvuus (ei esim. eläköitymisen tai irtisanoutumisen tuomia huolia)

Savon ICT:n haittoja on

• palvelu noin 20 000 euroa kalliimpi kuin palvelun järjestäminen kunnan omana työnä (yhden ict-asiantuntijan palkkaaminen)
• lähituki vähenee

Tässä tilanteessa, kun ict-asiantuntijan lisäksi myös hänen esihenkilönsä vaihtuu, on olemassa ilmeinen riski, ettei perehdytys ja tiedonsiirto rekrytoinnin yhteydessä onnistu. Jos tämä riski realisoituu, on sillä pitkäaikainen ja laajavaikutteinen vaikutus kunnan toimintaan. Tämä riski huomioiden ja yllä mainitut plussat ja miinukset summaten, kunnan ICT-palveluiden ulkoistaminen on perusteltua.

Yhteistyön Savon ICT-palvelut Oy:n kanssa mahdollistaa se, että Rautavaaran kunta ostaa Savon ICT-Palvelut Oy:n osakkeita ja näin pääsee in-house -asemaan suhteessa yhtiöön. Osakkaaksi tulo edellyttää 5 osakkeen ostamista 570 euron kappalehintaan, eli yhteensä osakkeiden osto kustantaa 2850 euroa. Kunnanhallitus päättää irtaimen omaisuuden ja osakkeiden ostamisesta, myymisestä ja vaihtamisesta talousarvion toimivaltuuksien määräämissä rajoissa (hallintosääntö 7 §).

Osakkeiden ostamiseen liittyvä prosessi etenee jäljempänä kerrotulla tavalla. Varsinaisen ICT-palveluiden yhteistyön tarkemmat sopimukset tuodaan kunnanhallitukselle myöhemmin erikseen päätettäväksi, kunhan osakkeiden ostamiseen liittyvä prosessi on tehty.

Osakkeiden ostamiseen liittyvän prosessin eteneminen:

1)      Rautavaaran kunta tekee päätöksen hankkia 5 kpl Savon ICT-palvelut Oy:n osakkeita

2)      Savon ICT-palvelut Oy:n hallituksen päätös osakeannista

3)      Rautavaaran kunta allekirjoittaa Merkintälistan (liitteenä) ja maksaa osakkeet. Tieto osakkeiden maksamisesta ja merkintälista lähetetään sen jälkeen, kun Savon ICT-palvelut Oy:n hallitus on tehnyt päätöksen. Osakkeiden maksu alustavasti 31.8.2023 mennessä.

4)      Osakeannin valmistelu (tarvittavat dokumentit) ja tämän jälkeen merkityt ja maksetut osakkeet ilmoitetaan kaupparekisteriin rekisteröitäväksi. 

Liitteenä on osakeannin ehdot (Savon ICT-Palvelut Oy:n osakeanti Rautavaaran kunnalle) ja yhtiöjärjestys. Sähköisen kokouksen puolella liitteenä on merkintälista (ei julkinen), osakassopimus (ei julkinen), osakassopimuksen liite (ei julkinen).

Tieto kunnanhallituksen päätöksestä tulee toimittaa seuraaville tahoille: Savon-ICT kirjaamo (kirjaamo@savonict.fi), Pirjo Juvonen (pirjo.juvonen@savonict.fi), hallituksen puheenjohtaja Jarmo Ronkainen (jarmo.ronkainen@iisalmi.fi).

Esittelijä Kunnanjohtaja Henri Ruotsalainen

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää

ostaa viisi (5) osaketta kauppahintaan 570 euroa/kpl, yhteensä 2850 euroa ja sitoutuu suunnatun osakeannin ehtoihin.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.