Kunnanhallitus
Pöytäkirja 24.10.2022/Pykälä 140

Kunnanhallitus 24.10.2022 § 140  

349/10.03.01.01/2022  

Valmistelija vs. hallintojohtaja, elinvoimajohtaja

Taustaa

Kunnanhallituksen päätöksestä 12.9.2022 § 111 koskien Rautavaaran kunnan hiihtolatujen ja moottorikelkkareittien talvikunnossapitourakkaa 2022-2024 on tehty hankintaoikaisuvaatimus, joka on tehty hankintaoikaisuvaatimusajan puitteissa. Hankintaoikaisuvaatimus on luettavissa sähköisen kokouksen puolella.

Rautavaaran kunnan hiihtolatujen ja moottorikelkkareittien edellinen talvikunnossapitourakka päättyi varsinaisen sopimuskauden päätyttyä 30.5.2022. Urakkaan oli sovittu sisältyväksi optiovuosia, mutta urakoitsija ei ollut halukas käyttämään optiovuosia sovitulla hinnalla.

Hankinta päätettiin kilpailuttaa. Kilpailutus oli nähtävillä Hilmassa 29.7 - 5.9.2022. Urakka-aika on 2022 - 2024 ja lisäksi urakkaan sisältyy optio yhdelle lisävuodelle 2024 - 2025. Tarjousten jättäminen sulkeutui 5.9.2022 klo 12:00. Tarjouskilpailu suoritettiin avoimella menettelyllä, jossa valintaperusteena tarjouspyynnön vaatimukset täyttävistä tarjouksista oli halvin hinta.

Kunnanhallitus päätti 12.09.2022 § 111 Elinvoimalautakunnan ehdotuksen mukaisesti valita Rautavaaran kunnan hiihtolatujen ja moottorikelkkareittien talvikunnossapitourakoitsijaksi Janne Nevalainen Oy:n.

Hankintaoikaisulla mahdollistetaan hankintamenettelyssä tapahtuneen virheen korjaaminen mahdollisimman nopeasti. Edellytyksenä hankintaoikaisun vaatimiselle on, että hankintayksikön päätös tai ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen. Hankintaoikaisu on lain soveltamisessa tapahtuneen virheen ohella käytössä myös silloin, jos asiassa on tullut hankintapäätöksen tekemisen jälkeen sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.

Hankintalakiin pohjautuen virhe voi olla tarjousten vertailussa tapahtunut pisteytysvirhe tai vertailuperusteen virheellinen soveltaminen, jota pyydetään oikaistavaksi. Hankintaoikaisulla voidaan puuttua myös hankintamenettelyn mahdollisiin esteellisyysvirheisiin. Virhe hankintamenettelyssä voi olla myös sellainen, että hankintamenettely on keskeytettävä, jos virhettä ei pystytä korjaamaan oikaisemalla. Tällainen tilanne voi syntyä silloin, jos jo tarjouspyyntö on ollut hankintalain vastainen.

Hankintaoikaisuvaatimuksen sisältö

1. Oliko elinvoimajohtajalla viranhaltijana oikeus päättää voimassa olevan sopimuksen hinnantarkistuksen epäämisestä ilman lautakunnan käsittelyä?
2. Oliko elinvoimajohtajalla viranhaltijana oikeus laatia hankinnan tarjouspyyntö ilman lautakunnan valtuutusta?
3. Onko hankinnassa noudatettu hyvää hankintatapaa?
4. Onko hankintaa valmistellessa ja hankinnasta päätettäessä noudatettu Rautavaaran kunnanvaltuuston vahvistamaa kuntastrategiaa - Paras luonnostaan - kuntastrategia 2021-2025?

Tarjouspyynnössä ei huomioitu lainkaan laadullisia kriteerejä. Kokonaistaloudellisuus kyseisessä kilpailutuksessa tarkoitti halvinta hintaa. Janne Nevalainen Oy valittiin halvimman hinnan perusteella.

5. Miten tilaaja varmistuu siitä, että ulkopaikkakuntalainen urakoitsija aloittaa latujen hoidon välittömästi lumisateen päätyttyä?
6. Miten tilaaja pystyy varmistumaan siitä, ettei urakoitsija laskuta kaluston siirrosta päivittäin?
7. Miten tilaaja pystyy varmistumaan siitä, että työ suoritetaan tarjouksessa mainituilla laitteilla?
8. Tarjouspyynnössä mainitaan hiihtolatujen osalta, "ladut ajetaan aamuksi kuntoon. Aamulla liikkeelle lähtö viimeistään klo 07.00" Kumpi kriteereistä vaaditaan täytettäväksi sopimuskaudella?
9. Tarjouspyynnössä latujen osalta mainitaan myös, "hiihtoladut ajetaan aina 2 cm lähtökynnyksen ylittyessä "Tarjouspyynnössä ei täsmennetä tarkoitetaanko sato- vai tuiskulunta. Miten lähtökynnys määritellään hankintasopimukselle?"
10. Tarjouspyynnössä ei vaadita keväisin hiihtoladuille muodostuvan jäätikön päivittäistä murskaamista. Onko tilaajalla tarkoitus jättää ladut keväisin hoitamatta?
11. Tarjouspyynnössä mainitaan sopimukseen kuuluvan "lumimaan hoito", hoitoa ei ole täsmennetty mitenkään. Miten tilaaja varmistaa, että hiihtomaa huolletaan koko kauden ajan? Mitä tilaaja olettaa tämän hoidon olevan?
12. Tarjouspyynnössä mainitaan "kelkkareitit ajetaan täysilevyisesti 9 kertaa/talvikausi " Kohdasta on esitetty lisä kysymys - Ajetaanko kelkkareitit aina kelkkareittilanalla. ja kahteen suuntaan 24.8.2021.

Kysymykseen vastaus: "kelkkareitit ajetaan tarjouspyynnön mukaisesti 9 kertaa/talvikausi latujyrsimellä täysilevyisesti. Ajosuuntien määrä riippuu tarjoajalla käytössä olevasta kalustosta"

Tarjouspyynnössä ei ole määritelty reittien leveyttä,eikä hoitoleveyttä.

-          Onko hoitoleveys sopimuskaudella urakoitsijalle vapaavalintainen käsite?

Hankintaoikaisun tekijä vaatii, että hankintapäätös KH 12.9.2022 § 111 kumotaan ja palautetaan elinvoimalautakunnan käsittelyyn edellä mainituin perustein. Lisäksi hankintaoikaisun tekijä pyytää, että tarjouspyyntö laaditaan yhteistyössä hankinta-alan sekä Rautavaaran hiihtoladut ja kelkkareitistöt tuntevien ammattilaisten kanssa laadun ja käyttäjätyytyväisyyden turvaamiseksi.

Vastine hankintaoikaisuvaatimukseen

1. Sopimus ei ole sisältänyt hinnantarkistusehtoa optiokaudelle. Sopimus oli laadittu ilman indeksisidonnaisuutta. Karmitsa Oy irtisanoutui itse optiovuosien käyttöönotosta sopimusehtojen mukaisilla ehdoilla.
2. Kyllä, elinvoimajohtaja voi valmistella kilpailutuksen itsenäisesti, mutta hankintapäätöksen tekee hallintosäännön mukainen toimielin.
3. Hankinnassa on menetelty hankintalain ja kunnan hankintaohjeen mukaisesti.
4. Hankinnassa on menetelty hankintalain ja kunnan hankintaohjeen mukaisesti.
5. Hankinnan laadulliset ominaisuudet ovat vähimmäisvaatimuksia, joiden on toteuduttava koko sopimuskauden ajan. Laatuvaatimusten toteutumista seurataan normaalisti seurantapalavereissa käyttäjäpalautteiden  ja ajopäiväkirjojen perusteella.
6. Urakkatarjouspyynnössä on pyydetty kokonaistarjousta. Saadut tarjoukset ovat olleet urakkatarjouspyynnön mukaisia, joten lisähintaa esim. kalustojen siirroista ei ole mahdollista esittää.
7. Tätä seurataan normaalisti käyttäjäpalautteiden ja      ajopäiväkirjojen perusteella.
8. Lähtö tapahtuu viimeistään klo 7.00, kuten tarjouspyynnössä kerrotaan.
9. Kyseessä on satolumi.
10. Tarjouspyyntöasiakirjoissa mainitaan, että hiihtoladut on ajettava vähintään neljä kertaa viikossa sekä aina 2cm lähtökynnyksen ylittyessä.
11. Edellisellä sopimuskaudella Lumimaan hoidon dokumentointi on ollut puutteellista. Hankintayksikön olisi kannattanut määritellä Lumimaan hoitoa koskevat laatuvaatimukset tarkemmin tarjouspyynnössä.
12. Rautavaaran kelkkareitit ovat pääsääntöisesti virallisen kelkkareitistön mukaisesti 5 metriä leveitä.   

Hankinnassa noudatettiin hankintalain mukaista menettelyä. Hankintayksikkö voi itse valita parhaaksi katsomansa tavan kilpailuttaa hankinta. Kyseessä olevassa tapauksessa hankinnan aikataulurajoitteet johtivat siihen, että hankinnan laadullisten objektiivisten mittareiden valinta olisi ollut hyvin hankalaa. Täten päädyttiin siihen, että hankinnan laadulliset ominaisuudet ovat vähimmäisvaatimuksia, joita ei vertailla ja joiden on toteuduttava koko sopimuskauden ajan.

Tarjouspyynnön aikaan oli lisäksi annettu mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä annettuun päivämäärään saakka koskien tarjouspyynnön yksityiskohtia tai ottaa kantaa siinä mahdollisesti oleviin puutteisiin/epäselvyyksiin, jotta urakoitsijalla on mahdollisuus antaa kokonaisurakkahinta varmasti oikeilla tiedoilla.  Urakkakilpailutuksen aikana saatiin yksi kysymys, johon myös vastattiin. Sopimuskauden seurantaa varten tarjouspyynnössä oli vaadittu, että urakoitsija pitää ajopäiväkirjaa kunnostuksesta sekä osallistuu seurantapalavereihin, joissa kunnossapidon sen hetkistä tilannetta käydään läpi kunnan työnjohdon sekä mahdollisesti saatujen käyttäjäpalautteiden avulla.

Esittelijä Kunnanjohtaja Henri Ruotsalainen

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää

hylätä hankintaoikaisuvaatimuksen yllä mainituilla perusteilla.

Koska kunnanhallitus ei muuta alkuperäistä päätöstä, ei synny uutta hankintapäätöstä, eikä täten synny uutta muutoksenhakuaikaa.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.